E-Rechnungspflicht kommt: Mittelstand muss XRechnung und ZUGFeRD meistern

Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen gemäß europäischer Rechnungsnorm CEN 16931 zu erstellen, zu versenden und zu empfangen

[datensicherheit.de, 17.12.2024] Das Softwarebüro Krekeler aus Königs Wusterhausen weist in einer aktuellen Stellungnahme darauf hin, dass ab dem 1. Januar 2025 die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland für Unternehmen, die untereinander B2B-Umsätze tätigen, zur Pflicht wird. „Diese neue gesetzliche Vorgabe, die im Rahmen des Wachstumschancengesetzes beschlossen wurde, verpflichtet Unternehmen, elektronische Rechnungen gemäß der europäischen Rechnungsnorm CEN 16931 zu erstellen, zu versenden und zu empfangen.“ Für viele Unternehmen bedeute dies eine umfangreiche Umstellung ihrer Geschäftsprozesse und IT-Systeme.

Foto: Softwarebüro Krekeler

Harald Krekeler: Künftig müssen Rechnungen in einem maschinenlesbaren und strukturierten Format übermittelt werden, das den europäischen Rechnungsstandard CEN 16931 erfüllt!

Für Vorsteuerabzug entscheidend, dass E-Rechnungen vorliegen

Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler, betont: „Künftig müssen diese Rechnungen in einem maschinenlesbaren und strukturierten Format übermittelt werden, das den europäischen Rechnungsstandard CEN 16931 erfüllt. Für Deutschland bedeutet dies, dass die Rechnungserstellung im Format ,XRechnung’ oder ,ZUGFeRD’ erfolgen muss – ein simples ,PDF’ genügt nicht.“

Damit müssten Unternehmen sich darauf einstellen, dass ab 2025 ihre Eingangs- und Ausgangsrechnungen im entsprechenden strukturierten Format vorliegen müssten. „Für den Vorsteuerabzug ist es beispielsweise entscheidend, dass die Rechnungen den neuen Anforderungen entsprechen“, erläutert Krekeler.

Umstellung auf E-Rechnungen als Aufruf zur Digitalen Transformation

Viele Unternehmen sähen sich durch die E-Rechnungspflicht mit einem erheblichen Umstellungsaufwand konfrontiert: „Sie müssen nicht nur ihre Rechnungsstellung anpassen, sondern auch ihre gesamte IT- und Geschäftsprozesslandschaft entsprechend den neuen Anforderungen ausrichten. In den meisten Fällen bedeutet dies, dass bestehende Systeme wie ERP-Software, Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) oder Archivierungslösungen aktualisiert oder erweitert werden müssen.“

Der Wechsel zur digitalen Rechnungsstellung bietet laut Krekeler aber auch langfristig Vorteile: „Unternehmen, die sich rechtzeitig mit der E-Rechnungspflicht auseinandersetzen, können durch die Automatisierung und Optimierung von Prozessen langfristig Zeit und Kosten sparen.“

Einführung einer flexiblen und benutzerfreundlichen Lösung fürs E-Rechnungswesen wichtig

Besonders für mittelständische Unternehmen, die oft nicht über umfangreiche IT-Abteilungen verfügten, sei die Einführung einer flexiblen und benutzerfreundlichen Lösung wichtig. Eine solche Lösung sei z.B. der von Krekeler entwickelte „Office Manager“ – ein Dokumentenmanagement-System (DMS), welches Unternehmen eine einfache Möglichkeit biete, ihre Rechnungsprozesse zu digitalisieren und zu automatisieren.

„Mit dem ,Office Manager’ bieten wir eine anwenderfreundliche Lösung, die speziell für mittelständische Unternehmen entwickelt wurde“, sagt Krekeler. Dieses System sei einfach zu implementieren, flexibel und könne nahtlos in bestehende IT-Infrastrukturen integriert werden. „Besonders bei der Einführung der E-Rechnungspflicht hilft der ,Office Manager’, die benötigten digitalen Dokumentenprozesse schnell und effizient zu implementieren.“

Gestaffelte Einführung und Übergangsregelungen zum Umgang mit E-Rechnungen

Für Unternehmen, die sich auf die neue Regelung vorbereiten müssen, gebe es einige Übergangsregelungen, welche die Umstellung erleichterten. So blieben Papierrechnungen für B2B-Umsätze bis Ende 2025 zulässig, allerdings müssten Unternehmen ab Januar 2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.

Ab 2027 sei dann die Nutzung von Papierrechnungen vollständig unzulässig, und ab 2028 müssten alle Unternehmen die E-Rechnungspflicht ohne Ausnahme erfüllen. Kleinbetragsrechnungen und bestimmte steuerbefreite Umsätze seien von der E-Rechnungspflicht ausgenommen, diese könnten weiterhin in einem anderen Format ausgestellt werden.

Weitere Informationen zum Thema:

Bundesministerium der Finanzen,19.11.2024
Steuern / Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen (verpflichtenden) E-Rechnung zum 1. Januar 2025

Bundesministerium des Innern und für Heimat
Unterschied zwischen Papier-, PDF- und E‑Rechnung / In diesem Beitrag erklären wir Ihnen anhand einer Gegenüberstellung verschiedener Rechnungsformate, was eine Rechnung zu einer – entsprechend der E‑Rechnungs­verordnung des Bundes konformen – E‑Rechnung macht