Digitalisierung: Im Branchenvergleich hinken besonders industrielle Fertigung und Gesundheitswesen hinterher

Medienbrüche als Digitalisierungshindernis bei 50 Prozent der Befragten Arbeitsalltag

[datensicherheit.de, 14.09.2022] Von durchgängigen digitalen Prozessen ohne Medienbrüche sind die Hälfte der mittelständischen Unternehmen in den Branchen Fertigung, Finanzen und Gesundheitswesen in Deutschland noch immer weit entfernt – so Ergebnisse einer Studie, die DocuSign nach eigenen Angaben gemeinsam mit dem Marktforschungsunternehmen Statista zum Thema „Prozessdigitalisierung“ durchgeführt hat. Im Branchenvergleich zeige sich, dass die digitale Entwicklung im Finanzsektor vergleichsweise weit vorangeschritten sei, es im Gesundheitswesen und in der Fertigung hingegen noch Ausbaupotenzial gebe. Alle benannten Daten stammten von Statista, sofern nicht anders angegeben. Die Umfrage sei vom 27. April bis 25. Mai 2022 als quantitative Befragung bei 300 Personen in Deutschland via Telefon durchgeführt worden. „Es wurden 300 Personen, die zum Thema Vertragsmanagement in KMU in Deutschland befragt, darunter allgemeine Entscheidungsträger, Firmenchefs im Mittelstand, Mitarbeiter in HR, IT, Einkauf, Rechtsabteilung, in Unternehmen von 100 bis 2.000 Mitarbeiter in den Branchen Manufacturing/Engineering, Financial/Insurance, HealthCare/Life Science.“

Abbildung: DocuSign

DocuSign-Mittelstandsstudie 2022: Aufstellung der deutschen Wirtschaft bei der Prozessdigitalisierung

Digitalisierung im eigenen Unternehmen wird überdurchschnittlich bewertet

Mit fortschreitender Digitalisierung befänden sich kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) in Deutschland inmitten tiefgreifender Veränderungen: „Informationsaustausch und Kundenkontakte finden zunehmend virtuell statt und immer mehr manuelle Arbeitsprozesse werden zu elektronischen Abläufen.“ 74 Prozent der befragten Mittelständler bewerteten die Digitalisierung im eigenen Unternehmen mit „gut“ bis „sehr gut“ – und nähmen sich somit als innovativer wahr als die deutsche Wirtschaft im Allgemeinen (54%).

„Am positivsten bewertet die Finanzbranche die eigene Situation (80%), was auf eine bessere digitale Infrastruktur in der Branche zurückzuführen ist.“ Eine auffallend negative Einschätzung gebe es hingegen im Gesundheitswesen: „13 Prozent der befragten Mittelständler gaben an, dass ihre Branche ,nicht gut’ in der Prozessdigitalisierung aufgestellt sei.“

Wie weit die Digitalisierung tatsächlich im deutschen Mittelstand vorangeschritten ist, lasse sich gut anhand des Einsatzes von digitalem Vertragsmanagement sehen. Denn Verträge fänden sich in allen Bereichen und Abteilungen eines Unternehmens. Die Studie zeige, dass zu den Prozessen in den Unternehmen, bei denen es zu einem sogenannten Medienbruch kommt (d.h. ein digitaler Prozess wird unterbrochen: Daten werden ausgedruckt und anschließend wieder digital erfasst), vor allem Mitarbeiterverträge (69%) und Kundenverträge (60%) zählten. In der Fertigungsbranche würden sogar noch über 80 Prozent der Mitarbeiterverträge gedruckt und eingescannt.

Noch viel ungenutztes Potenzial für digitales Vertragsmanagement

Wie die Ergebnisse der Umfrage zeigten, gehöre digitales Vertragsmanagement bei weniger als der Hälfte der mittelständischen Unternehmen (43%) heute schon zur Arbeitsrealität. In vielen Unternehmen sei es bereits geplant – die Umsetzung stehe aber oft noch aus. Der in vielen Fällen hohe Planungsgrad (38%) weise jedoch darauf hin, dass es bei vielen Unternehmen Bestandteil der Digitalisierungsstrategie sei. Hierzu solle die Umsetzung vor allem kurzfristig noch im laufenden Quartal (13%), bis mittelfristig zum Ende des Jahres (48%) erfolgen.

Der Branchenvergleich zeige, dass es vor allem in der Fertigungsbranche noch viel ungenutztes Potenzial für digitales Vertragsmanagement gebe: „Nur 40 Prozent bestätigten, hier schon eine Lösung im Einsatz zu haben.“ Trotz des hohen Bedarfs seien konkrete Initiativen dazu oftmals erst in der Anfangsphase.

Anders sehe es in der Finanzbranche aus, welche sich mit 57 Prozent bei Nutzung von digitalem Vertragsmanagement als Vorreiter positioniere. Einen hohen kurzfristigen Bedarf, deren Umsetzung noch im selben Quartal geplant sei, gebe es mit 16 Prozent vor allem im sogenannten Healthcare-Bereich.

Arbeitserleichterung und Effizienz vs. Sicherheitsbedenken und etablierte Prozesse

Der wichtigste Treiber für die Anschaffung von digitalem Vertragsmanagement seien effiziente Geschäftsprozesse; es gebe aber branchenspezifische Unterschiede. Ziel im Finanzsektor und Gesundheitswesen sei Effizienz – in der Fertigung vor allem der Bürokratieabbau. Die Anschaffung sei dabei auch von der Entscheidung unterschiedlicher Fachabteilungen abhängig. Dabei stünden nach der Geschäftsleitung die IT-Abteilungen (49%) an zweiter Stelle, gefolgt von der Personalabteilung (32%) und der Rechtsabteilung (25%). „53 Prozent der Befragten, die den Einsatz von digitalem Vertragsmanagement verworfen oder (noch) nicht auf der Digitalagenda haben, begründen dies vor allem mit Sicherheitsbedenken.“ Viele fürchteten zudem eine Nichtvereinbarkeit mit etablierten Prozessen (34%), vor allem im Fertigungs- und Finanzsektor. „28 Prozent könnten sich vorstellen, dass Kunden oder Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sich dagegen sträuben.“

Daniela Becker, „Area Vice President EMEA“ bei DocuSign, unterstreicht: „Die Ergebnisse unserer jüngsten Mittelstandsstudie bestätigen, dass es in Deutschland noch viel Potenzial auf dem Weg zu volldigitalen Vertragsprozessen gibt. Noch immer behindern bestehende papierbasierte Prozesse die übergreifenden Geschäftsprozesse und digitalen Workflows.“ Diese führten zu Informationssilos und würden so zum Sicherheitsrisiko. Die Ergebnisse zeigten aber auch, dass der hohe Stellenwert von digitalem Vertragsmanagement branchenübergreifend anerkannt und der Bedarf zum Handeln erkannt werde.

„Die vorliegende Studie von DocuSign zeigt sehr deutlich, welche Potenziale wir in Deutschland noch nicht ausgeschöpft haben. Hier ist noch viel Luft nach oben”, sagt Karl-Heinz Land, „Digital Evangelist“ und „CEO“ der Neuland GmbH & Co. KG., und führt aus: „Nur wer digitalisiert, kann vernetzen und in der Folge automatisieren. Unternehmen, die automatisieren, haben gegenüber ihren Wettbewerbern im Markt einen klaren Wettbewerbsvorteil. Dies zeigt sich ganz besonders in Zeiten des wirtschaftlichen Drucks auf ganze Industrien.”