E- Rechnungen können gesetzeskonform gemäß GoBD archiviert werden

Dadurch werden E- Rechnungen leicht auffindbar und nachvollziehbar

[datensicherheit.de, 06.01.2025] Während so mancher Solo-Selbstständige die Herausforderung im Herbst 2024 vielleicht noch eher verdrängen wollte, steckten einige Großunternehmen schon mitten in der Vorbereitung oder hatten bereits entsprechende Lösungen implementiert. Klar war indes: Die E-Rechnung kommt – und das schrittweise ab 2025. Doch längst nicht allen Betroffenen sei klar, „was genau eigentlich eine E-Rechnung ist und welche Fristen und Vorgaben es zu beachten gilt“. In seiner Stellungnahme adressiert Nico Bäumer, „Chief Technology Officer“ bei d.velop, die häufigsten Irrtümer und Fehlannahmen zu diesem Thema und gibt hilfreiche Tipps für einen erfolgreichen Start.

Foto: d.velop

Nico Bäumer: Unstrukturierte und nicht maschinenlesbare Dateien gelten nicht als E-Rechnung!

1. Annahme: Eine PDF-Detei ist eine E-Rechnung

Bäumer: „Nein! Eine elektronische Rechnung muss im strukturierten und elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen sowie elektronisch verarbeitet werden können!“ Reine PDF-Dateien gehörten ebenso wie Bilddateien (JPEG etc.) nicht dazu. Er stellt klar: „Alle Dateien, die nicht strukturiert und maschinenlesbar sind, gelten nicht als elektronische Rechnung!“

Stattdessen gebe es dafür spezielle, XML-basierte und damit maschinenlesbare Dateiformate. In Deutschland seien zukünftig „XRechnung“ und „ZUGFeRD“ (ab der Version 2.0.1) zugelassen. Durch individuelle Vereinbarungen könnten auch weitere Formate zum Einsatz kommen, „sofern sie mit der CEN-Norm EN 16931 interoperabel sind“.

2. Annahme: Die E-Rechnung wird bereits ab Januar 2025 für alle Pflicht

„Jein.“ Ab dem 1. Januar 2025 müsse indes jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen und archivieren können. Anschließend gebe es eine Übergangsregelung (bis zum 31.12.2026), während der alle Unternehmen weiterhin Papierrechnungen oder falls vereinbart, Rechnungen im sonstigen elektronischen Format (z.B. PDF) ausstellen dürften. Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro gelte zudem eine verlängerte Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2027. Ab dem 1. Januar 2028 sei dann die Einhaltung der neuen Anforderungen aber für alle B2B-Transaktionen verpflichtend.

Für das Privatkundengeschäft gebe es keine Pflicht zum Versand elektronischer Rechnungen. Daneben gibt es noch weitere Ausnahmen: „So fallen umsatzsteuerbefreite Posten nicht unter die E-Rechnungspflicht, ebenso wie Transaktionen mit im Ausland ansässigen Unternehmen.“ Auch Rechnungen für Kleinbeträge unter 250 Euro oder für Fahrausweise fielen nicht unter diese Vorgabe.

3. Annahme: Die E-Rechnung kann per E-Mail verschickt werden

„Ja, aber unter der Voraussetzung, dass das Format der angehängten elektronischen Rechnung alle gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt“, erläutert Bäumer und erinnert nochmals daran: „Eine einfache PDF-Datei im Anhang einer E-Mail ist keine E-Rechnung!“ Außerdem sei der Kommunikationskanal per E-Mail nicht besonders geschützt und Absender erhielten keinen Zustellnachweis.

Dies sei nun bei spezialisierten digitalen Zustelldiensten (wie z.B. „d.velop postbox“) anders. Dort handele es sich um einen hochsicheren, DSGVO-konformen Zustellweg für E-Rechnungen und andere wichtige Dokumente. Eine weitere Möglichkeit sei die Bereitstellung der E-Rechnung zum sicheren Download auf der eigenen Website.

4. Annahme: Für den Empfang und die Zustellung der E-Rechnung muss eine spezielle Software implementiert werden

„Jein: Die Implementierung einer speziellen Software ist nicht verpflichtend, dennoch müssen digitale Belege im E-Rechnungsformat im Eingangsformat GoBD-konform archiviert werden.“ Häufig erfüllten klassische E-Mail-Postfächer diese Anforderung bereits. Dennoch erleichtere eine spezialisierte Software die Umsetzung und sichere zudem die Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben.

Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) umfasse die Anzeige, Bearbeitung, Archivierung und Löschung von elektronischen Dokumenten und ermögliche damit effiziente und sichere Interaktion mit E-Rechnungen. Ein entscheidender Vorteil dabei sei, dass die Systeme auch E-Rechnungen verschiedener Formate automatisch auslesen und weiterverarbeiten könnten. Anschließend könnten die digitalen Dokumente direkt GoBD-konform archiviert werden. Dieses digitale Archiv sei jederzeit einfach zu durchsuchen und alle benötigten Rechnungen der Vergangenheit seien so schnell zur Hand.

5. Annahme: E-Rechnungen sind unsicherer als Rechnungen in Papierform

„Nein!“, so Bäumer. E- Rechnungen könnten gesetzeskonform gemäß GoBD archiviert werden und seien dadurch leicht auffindbar und nachvollziehbar. Ein Berechtigungsmanagement schaffe zudem Schutz vor unerlaubten Zugriffen, während Versionierung vor Verlust und Manipulation schütze.

Zusätzlich könnten in sensiblen Bereichen qualifizierte elektronische Signaturen oder Siegel genutzt werden, um die Authentizität von Rechnungen zweifelsfrei zu garantieren und maximalen Fälschungsschutz zu gewährleisten.

E-Rechnung-Einführung: In der Pflicht eine echte Chance für die Digitalisierung erkennen!

Bäumers Fazit: „Auch wenn die E-Rechnung für Selbstständige oder Unternehmen vielleicht zunächst als Herausforderung wahrgenommen wird, liegt in ihr auch eine echte Chance für die Digitale Transformation!“

Denn angefangen bei der Buchhaltung ließen sich auch weitere Prozesse und Abteilungen digitalisieren bzw. automatisieren – dies führe zu Zeitersparnis, Vereinheitlichung von Systemen und Produktivitätssteigerung. „Mit einem starken Partner an der Seite und entsprechender Software zum Umgang mit digitalen Rechnungen – und darüber hinaus – gelingt die Umstellung reibungslos.“

Weitere Informationen zum Thema:

datensicherheit.de, 03.01.2025
E-Rechnungspflicht erfordert Stärkung der E-Mail-Sicherheit / Die E-Rechnung als ein Meilenstein der Digitalisierung des Mittelstands

datensicherheit.de, 17.12.2024
E-Rechnungspflicht kommt: Mittelstand muss XRechnung und ZUGFeRD meistern / Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen gemäß europäischer Rechnungsnorm CEN 16931 zu erstellen, zu versenden und zu empfangen