E-Mail: 7 gute Gründe für den Verzicht auf Anhänge

István Lám ülädiert für mehr Sicherheit beim betrieblichen E-Mail-Versand

[datensicherheit.de, 15.02.2021] Die Radicati Group prognostiziert, dass sich 2021 die Anzahl der täglich versendeten E-Mails weltweit auf 319,6 Milliarden belaufen wird – bis 2024 soll sich diese Zahl voraussichtlich auf 361,6 Milliarden erhöhen. Insbesondere im beruflichen Umfeld zählten E-Mails als favorisierte Kommunikationsmethode. Umso wichtiger sei es, ausreichende Sicherheitslevel zu gewährleisten – was durch E-Mail-Anhänge allerdings nicht gegeben sei, warnt in seiner aktuellen Stellungnahme István Lám, „CEO“ und Mitbegründer von Tresorit, und benennt sieben Gründe, weshalb Unternehmen besser keine E-Mails mit Anhängen versenden sollten, inklusive beigefügter Graphik“

E-Mails im Betriebsalltag als favorisierter Kommunikationskanal

E-Mails seien deshalb so gefragt, „sind sie doch länderübergreifend und ohne Bindung an ein bestimmtes Programm nutzbar“. Daher müssten diese vor Eingriffen von Dritten geschützt werden, betont Lám. Auch sensible oder vertrauliche Daten würden häufig per E-Mail versandt.
Dies berge besondere Risiken, da die Kontrolle über die Anlagen verloren gehe und diese schnell in falsche Hände geraten könnten. Lám führt nachfolgend sieben gute Gründe auf, „warum Unternehmen auf Dauer auf den Versand von Bildern, Verträgen, Präsentationen und anderen Dokumenten per Mail verzichten sollten“.

1. E-Mails sind unwiderruflich – ob richtig oder falsch adressiert
„Stress, Termindruck oder kurz vor dem Feierabend, so gut wie jeder Büromitarbeiter kennt wohl die Situation, noch schnell in Eile eine E-Mail versenden zu müssen.“ Doch dabei sei gerade Vorsicht geboten, denn schnell könnten E-Mails an den falschen Empfänger gehen.
Auch wenn es oftmals mit einer kurzen Richtigstellung getan sein mag, könne dieser Fehler jedoch mit sensiblen Anhängen zu massiven Problemen führen. „Verträge und vertrauliche Unterlagen falsch zu versenden, muss im schlimmsten Falle sogar an den Vorgesetzten und betroffene Geschäftspartner gemeldet werden und kann Geldstrafen nach sich ziehen, gerade in Hinblick auf die Datenschutzgrundverordnung.“
Deshalb sei es wesentlich sicherer, in E-Mails lediglich Links mit Dateien zur Ansicht oder zum Download zu versenden, bei denen die Berechtigungen zum Zugriff jederzeit wieder entzogen werden könnten.

2. Fehlende Kontrolle über die Informationen im Zeitverlauf
„Ist eine per Mail verschickte Datei einmal beim Empfänger angekommen, verfügt dieser über die Kontrolle über die Datei. Nicht nur im Falle des Versands von falschen Dateien, sondern auch im Hinblick auf die Kontrolle der Informationen ist das suboptimal.“
Der Zugriff könne durch den Absender nicht zeitlich eingeschränkt werden. Cloud-Dienste (wie z.B. Tresorit) ließen dagegen den Nutzer ein Ablaufdatum des Links definieren und den Zugriff somit kontrollieren.
„Sind Dokumente nach einer bestimmten Zeit nicht mehr aktuell oder nur zeitweise für den Empfänger bestimmt, beispielsweise während eines Projektes, lässt sich der Zugriff dadurch einfach einschränken.“

3. Sicherheitsrisiken durch fehlenden Kennwortschutz
Eines der größten Probleme, die sich durch die Nutzung von E-Mails zum Versand von Dateien ergebe, sei die fehlende Sicherheit: „E-Mails werden häufig unverschlüsselt versandt und sind dadurch leichte Beute für Hacker-Angriffe.“
Selbst die Europäische Kommission habe in einer Pressemeldung vor Phishing-Mails während der „Corona-Pandemie“ gewarnt. E-Mails seien also besonders seit der Krise und dem zunehmenden Arbeiten aus dem Home-Office ein besonders beliebtes Angriffsziel – so auch Anhänge und sensible Firmendaten, die eine erhebliche Summe an Geld einbringen könnten.
„Unverschlüsselte E-Mails haben in gewisser Weise nicht nur geringe, sondern im Zweifel gar keine Sicherheitsstandards – Links zum Teilen von Dateien bieten hingegen eine weitaus höhere Sicherheit.“ In Kombination mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung seien Daten so gut wie nicht einsehbar und könnten sicher mit externen Parteien geteilt werden, welche über das Kennwort und den entsprechenden Schlüssel verfügten.

4. Zustellungsfehler durch Spamfilter
„Wer kennt es nicht: Eine wichtige E-Mail, zum Beispiel von einem Kunden, wird nicht erhalten und das Fehlen des Mailings fällt erst nach einiger Zeit auf. Der häufigste Grund: Anhänge sind ein Rotes Tuch für Spamfilter.“
In der Folge werde die gesamte E-Mail als Gefahrenquelle markiert und geblockt. Ob ZIP-Files oder PDF-Anhänge – häufig erreichten solche E-Mails den Empfänger gar nicht erst und beide Parteien seien sich bis zur Nachfrage dessen nicht einmal darüber bewusst.
Zusätzlich maximiere ein Anhang die Dateigröße einer E-Mail enorm. Viele Filter blockierten eine E-Mail auch schon alleine aufgrund der Größe und unabhängig von ihrem Inhalt. Ein Link hingegen vergrößere E-Mails nicht und lasse sich einfach in den Text integrieren.

5. Begrenzte Dateigröße
Eine begrenzte Dateigröße stelle nicht nur bei Spamfiltern ein Problem dar, sondern auch ganz generell sei das Teilen von größeren Dateien problematisch.
„Häufig ist die Dateigröße bei E-Mail-Servern auf fünf bis zehn MB begrenzt, teilweise sogar weniger. Besonders bei Video-Material, größeren Präsentationen oder einer größeren Anzahl an Bildern versenden viele Nutzer noch immer mehrere Mails hintereinander, um dem Empfänger alle Dateien zukommen lassen zu können.“ Eine Methode, die schnell unübersichtlich werde und bei allen Parteien zur Verwirrung führe.
Die Nutzung von Cloud-Lösungen zum kollaborativen Arbeiten schränke die Dateigröße nicht ein und erlaube es jegliche Art von Unternehmensdaten umfassend zu teilen.

6. Eingeschränkter lokaler Speicherplatz
E-Mail-Postfächer seien in ihrer Standardversion oft auf ein GB Speicherplatz eingestellt und auf fünf GB erweiterbar – Speicherplatz, welcher durch Anhänge besonders schnell ausgelastet sein könne.
Die E-Mails samt Anhängen stapelten sich im Speicher und beeinflussten gegebenenfalls sogar die Performance des Programms. „Um die Mailings löschen zu können, werden Anhänge also lokal auf dem eigenen PC abgespeichert. Was das Postfach aufräumt, löst allerdings das eigentliche Problem nicht, denn auch der lokale Speicher des Unternehmensrechners ist schnell ausgereizt.“
Für Unternehmen, die ein hohes Dateiaufkommen haben und diese auch mit Geschäftspartnern oder Kunden teilen, sei die Arbeit ohne eine Cloud-Lösung daher praktisch unmöglich.

7. Fehlende Empfangsbestätigungen und Öffnungsverfolgung
„Im Büroalltag ist es ein großer Vorteil, stets zu sehen, ob verschickte Dateien angekommen sind und angesehen wurden. Lesebestätigungen bei E-Mails bieten zwar die Chance zu überprüfen, ob der Kontakt die Nachricht gelesen hat, allerdings nicht, ob die angehängte Datei geöffnet wurde.“
Zudem seien diese relativ unpopulär und kämen relativ selten zum Einsatz. Zudem bleibe bei E-Mail-Anhängen unklar, „wer alles die Datei letztlich zu Gesicht bekommt und ob sie innerhalb des Empfänger-Unternehmens geteilt wurde“. Bei auftretenden Problemen könnte der Absender einer Datei demnach nicht belegen, ob der Empfänger die Datei empfangen und geöffnet hat.
Spezielle Tools für die Zusammenarbeit könnten hingegen z.B. Benachrichtigungen senden, „sobald die über einen Link versandte Datei heruntergeladen wurde und zeigen, wer das Dokument angesehen hat“. Dies sorge bei allen Beteiligten für mehr Sicherheit im Umgang mit Dokumenten und in der Zusammenarbeit.

Ja zur E-Mail-Kommunikation – aber mit Sicherheit!

Schnell, unkompliziert, effizient: „Wegen ihrer großen Vorteile werden E-Mails sicher noch für einige Zeit ein beliebter Kommunikationskanal bleiben.“ Umso wichtiger sei es, die Sicherheit der damit versendeten Dateien zu erhöhen – und jederzeit die Kontrolle über alle Informationen zu behalten, betont Lám in seinem Fazit.
Durch die Arbeit mit Content-Collaboration-Plattformen werde dies gewährleistet. „Gerade in Zeiten, in denen ein beträchtlicher Teil der Büromitarbeiter aus dem Home-Office arbeitet, ist es für Unternehmen zentral, ihren Angestellten solche Tools an die Hand zu geben, um optimale Arbeitsbedingungen zu schaffen und Fehlerquellen oder Sicherheitslücken zu minimieren.“

Weitere Informationen zum Thema:

statista, Quelle: The Radicati Group, März 2020
Prognose zur Anzahl der täglich versendeten und empfangenen E-Mails weltweit von 2020 bis 2024